Susana Galeano
Hasta hace algunos meses, la digitalización de las empresas se había vivido como un proceso gradual, sin embargo, el coronavirus ha acelerado ese proceso al máximo, sobre todo en actividades que requerían presencia física de dos o más personas, como es la firma de documentos.
Por qué es mejor firmar un documento en PDF
Desde las restricciones sanitarias y el confinamiento, época en la que firmar un documento de forma presencial era prácticamente imposible limitando las funciones de muchas empresas, el firmar un PDF de forma remota se ha convertido en una práctica recurrente, una forma de evitar salir y con el tiempo, de agilizar este tipo de trámites de forma general.
Si bien cualquier extensión de documento podría incluir una firma, un PDF es un formato ideal debido a que:
- Es un formato con el que la mayoría de los usuarios está familiarizado.
- Las herramientas de visualización de PDF permiten validar las firmas digitales
- Las firmas electrónicas de un PDF que utilizan un certificado digital tienen el mismo valor legal que una firma autógrafa.
Sin necesidad de imprimir, firmar y escanear un documento, el formato PDF permite gestionar documentos que requieren una rúbrica legal de forma fácil y segura. Además, puedes hacerlo sin necesidad de instalar herramientas complicadas utilizando recursos online como los del sitio SmallPDF.
La mayor ventaja de SmallPDF es que puedes utilizar muchos de sus servicios de forma gratuita ya que no solo te permite firmar un PDF, sino también convertir, transferir, firmar y editar documentos digitales de forma electrónica, por lo que no requerirás ninguna otra aplicación.
Servicios de SmallPDF: mucho más que solo firmar un PDF de forma remota
SmallPDF ofrece en su sitio web dos opciones principales para firmar un PDF:
- Crear y firmar un PDF
- Solicitar firmas electrónicas a otras partes
Si bien puedes crear firmas electrónicas de forma totalmente gratis, los usuarios de pago también tienen acceso al sellado digital, es decir, una firma electrónica avanzada que valida a largo plazo la rúbrica en el documento.
Otras de las ventajas de Small PDF son:
- Su sitio es totalmente seguro, ya que está protegido bajo el protocolo HTTPS, además de emplear el cifrado SSL para todas las transferencias de archivos
- Garantiza la privacidad de los archivos que se envían, y se asegura que solo los firmantes tendrán acceso a ellos.
- Cuenta con certificación ISO-27001
- Cumple con la protección de datos GDPR
Cómo solicitar la firma de un archivo a terceros con SmallPDF
Si necesitas que otras personas firmen un contrato, lo primero que tienes que hacer es:
- Ingresar en su herramienta de firma electrónica y subir el contrato
- Hacer clic en “crear firma” para realizar tu firma, puedes elegir el color entre azul, negro y rojo para diferentes propósitos y seguridad de las firmas.
- Añadir la firma en el documento y capturar tu nombre, fecha y hora si es necesario
- Agregar a los otros firmantes y solicitar su firma por medio de sus correos electrónicos.
El sistema de SmallPDF enviará a los firmantes un email con el enlace para abrir el contrato en su herramienta de firma electrónica, donde podrá crear su firma y firmar el documento. Una vez que el contrato haya sido firmado, SmallPDF enviará un email de confirmación a todas las partes para que puedan descargar el contrato final.
Una ventaja más es que, si bien su sistema solo permite la firma en PDF, te permite convertir tus documentos de Word, Excel, imágenes JPG, o incluso presentaciones de PowerPoint a PDF para firmarlos tras la conversión, con lo que se facilita mucho la gestión de este tipo de documentos de forma fácil y segura.
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