Un básico para arrancar una tienda en línea: el libro de requerimientos (BRR)

En Marketing el brief es el documento más solicitado (y necesario) para arrancar cualquier proyecto. Ese documento nos explica el requerimiento, a quién va dirigido, los alcances, objetivos, etc. Nos deberá dar la mayor información posible para con ello desarrollar una propuesta que solucione el problema en cuestión.

Pues bien, en el caso de los proyectos de eCommerce –que son proyectos bastante más robustos– y además, involucran diferentes áreas operativas de una compañía, hay un documento que suple al brief: el Business Requirement Report (BRR) o Libro de requerimientos.

El Libro de requerimientos (BRR) y su papel en un eCommerce

Este documento detalla a profundidad los requerimientos y expectativas del negocio/cliente para que una vez revisado y aceptado por todas las áreas involucradas en el proyecto -Negocio, TI, Legal, Finanzas, Logística, Inventarios, Marketing, etc.- se desarrolle el proyecto cumpliendo con las expectativas de la compañía de una manera integral.

El BRR es más bien una excelente herramienta de trabajo que pondrá orden al Project Management cumpliendo con 5 pasos básicos:

Identificar a los involucrados clave en el proyecto. Asegúrate de que su lista esté completa: recuerda, debes contemplar a los usuarios finales del proyecto. No todos están en la misma división o departamento. Regularmente estos se encuentran en diversos niveles de la organización.
Conocer los requerimiento de cada área involucrada. Cada persona considera el proyecto desde su perspectiva individual. El Project Manager debe entender estas diferentes perspectivas y reunir los diferentes requisitos para construir un cuadro completo de lo que el proyecto debe lograr. Al entrevistar a las partes interesadas, se tiene que ser claro en cuál es el alcance básico del proyecto y mantener discusiones dentro de éste. De lo contrario, los usuarios finales pueden estar tentados a describir todo tipo de funcionalidades que su proyecto nunca fue diseñado para proporcionar. Si los usuarios no entienden el alcance, pueden ser decepcionados al obtener la tienda online
Categoriza los requerimientos en:

Requisitos funcionales. Definen cómo debe funcionar solución de eCommerce desde la perspectiva del usuario final: las características y funciones con las que el usuario interactuará directamente.
Requisitos Operacionales. Estos definen operaciones que deben realizarse en segundo plano para mantener el eCommerce funcionando durante un periodo de tiempo.
Requisitos Técnicos. Estos definen las cuestiones técnicas que deben considerarse para implementar con éxito el proyecto.
Requisitos Transitorios. Estos son los pasos necesarios para implementar el nuevo proyecto sin problemas en la operación.

Interpretación y registro de requerimientos. Estos no deberán de ser ambiguos o vagos. Deberán estar claramente redactados y lo suficientemente detallados para que todo se conozca (los problemas usualmente provienen de incógnitas que no fueron identificadas o suficientemente bien analizadas).
Cierre y aceptación de BRR. Por último, asegúrate que todos los involucrados estén de acuerdo y firmen de conformidad. Este compromiso formal desempeñará un papel importante en asegurar que el proyecto no sufra de la expansión del alcance.

Como te das cuenta, la creación de un documento de estas dimensiones lleva semanas de mucho trabajo, entrevistas a varios departamentos y personas y, sobre todo, conocimiento profundo de las expectativas del cliente. Aunque a muchos no les gusta invertir tanto tiempo en estas definiciones, puedo confirmarte que a la hora de realizar el desarrollo de cualquier proyecto de Comercio Electrónico, te ahorrará tiempo, dinero y retrabajo fricciones con el cliente.