Susana Galeano
Estamos en la era del teletrabajo, una tendencia que si bien iba a la alza, la contingencia ha impuesto con premura en cualquier parte del mundo y en industrias de todas las verticales que, en muchas ocasiones, no estaban preparadas para lograr una gestión exitosa del trabajo al distancia. Google Tables ha llegado para tratar de solucionar estos problemas.
Llega la nueva herramienta de gestión de tareas de Google
Google ha presentado una nueva herramienta de gestión de proyectos con funcionalidades de automatización: Google Tables. Su objetivo es lograr que el seguimiento de proyectos sea más eficiente por medio de la automatización.
[Tweet “Con #Google Tables puedes automatizar ciertas tareas, y puede sincronizarse con otros servicios como Google Sheets, Groups o #Slack”]
En lugar de rastrear notas y tareas asociadas con un proyecto en diferentes documentos que todos los miembros del equipo de trabajo deben actualizar de forma manual, los bots de Google Tables pueden ayudar a:
- Programar recordatorios recurrentes por email cuando las tareas están vencidas.
- Enviar mensajes a una sala de chat cuando se reciben nuevos envíos de formularios.
- Mover tareas a cola de trabajo de otros usuarios, o actualizar tareas cuando se cambian los estados.
Como puedes ver, esta solución está diseñada para integrarse con Gmail y otros productos Google (Drive, Sheets, Calendar…), favoreciendo la gestión de proyectos, operaciones de TI, seguimiento de clientes y CRM, contrataciones y desarrollo de productos.
De hecho, este es uno de los diferenciales de Google Tables, convirtiéndose en una gran opción para aquellos que ya utilicen otros productos de la compañía, pero también de terceros como Slack o Zapier.
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“He estado en la industria de la tecnología durante mucho tiempo, incluyendo 10 años en Google”, explicó el gerente general de Google Tables, Tim Gleason. “Y siempre he tenido dificultades para rastrear proyectos”.
“Nuestros equipos almacenaron notas y tareas relacionadas en diferentes documentos. Esos documentos siempre estaban desactualizados. Teníamos que sincronizar de forma manual los datos entre ellos, y por lo mismo, pasábamos mucho tiempo coordinando entre los miembros del equipo para lograr priorizar y actualizar los estados, dedicando más tiempo a hacer un seguimiento del trabajo que a trabajar”, aseguró el directivo, y ahora Google Tables tiene como objetivo asumir esos procesos manuales.
Así podrás usar Google Tables
Por el momento, Google Tables se encuentra disponible únicamente en Estados Unidos, sin embargo se espera que pronto se expanda a nivel internacional.
Ahora cuenta con dos planes: uno gratuito que te permite manejar hasta 100 tareas y el de pago que incrementa el número de tareas hasta 1000 por 10 dólares al mes (alrededor de 9 euros). Este plan también incluye soporte para archivos adjuntos más pesados, más acciones e historial avanzado, uso compartido, formularios automatización y vistas.
Con Google Tables los usuarios pueden organizar en una especie de pizarra virtual todas las tareas relacionadas con el proyecto que se está trabajando.
Imagen: Google
Tendrán la libertad de personalizar su interfaz, con el objetivo de visualizar la descripción de cada tarea a realizar, el estado en que se encuentra y los miembros del equipo que están designados a llevar a cabo cada tarea. Además se pueden añadir archivos adjuntos cada vez que se requiera.
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Puedes comenzar a utilizar Google Tables al importar datos de Google Sheets o un archivo .CSV, compartir datos con los grupos de Google, y asignar tareas a las personas que se encuentren en tus contactos de Google, o utilizar una de las plantillas que vienen precargadas.
Los bots de Google Tables realizarán las acciones automatizadas como programar recordatorios recurrentes por correo electrónico, envíar mensajes a una sala de chat cuando se reciban nuevos envíos de formularios o mover una tarea a la cola de trabajo de otra persona cuando se cambie el estado. Por su parte, los datos en sí pueden presentarse en diferentes maneras: como vistas de cuadrícula, registros, tableros Kanban y mapas. Con sus formularios podrás recopilar datos sobre la marcha, sin tener que ofrecer a las personas acceso a las tablas de forma directa.
Imagen: Blog de Google
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